Beste Beatrijs,
Onlangs hebben wij als kinderen een diner georganiseerd voor onze vader die 80 jaar werd. We hebben uitnodigingen verstuurd naar de familie met de vraag om zich af te melden als ze niet konden komen. Een jongere broer van mijn vader en zijn vrouw zijn niet gekomen, terwijl ze niet hadden afgezegd. Toen ik later navraag deed, kreeg ik een vaag verhaal over problemen thuis. Hij bood wel zijn excuses aan voor het niet afmelden. Vandaag kreeg ik de factuur van het restaurant en ik zag dat de couverts van het afwezige echtpaar wel in rekening zijn gebracht. Kan ik dit bedrag (of een deel daarvan) aan mijn oom terugvragen?
Oom kwam niet
Beste Oom kwam niet,
Heel vervelend dat uw oom en tante niet zijn komen opdagen, maar ga alstublieft de kosten niet op hen verhalen! Ook niet gedeeltelijk! Dat geeft alleen maar ongenoegen in de familie. Het is de moeite niet waard om voor honderd euro een familievete te creëren. Betaal de rekening en zet het verder uit uw hoofd.
Als organisator hou je in de gaten of er gasten afwezig zijn. Vervolgens met het restaurant te bespreken hoeveel couverts er zijn geserveerd en wat er dus op de factuur komt. Goed om dit te controleren voordat u naar huis gaat. Als dat niet wordt gedaan dan is achteraf niets meer te regelen met het restaurant en is het inderdaad niet handig om (een gedeelte van) de kosten door te belasten aan de afwezige familieleden.
vaak zeggen restaurants met dit soort arrangementen dat het zoveel p.p. kost en dat de definitieve aantal gasten x aantal dagen voor de dag zelf moet zijn doorgegeven. Je krijgt dan ook vaak een speciaal, vantevoren doorgesproken, menu waarvoor het restaurant inkopen moet doen. Dan weet je vantevoren dat als mensen niet komen opdagen, het restaurant deze kosten in rekening gaat brengen.
Wil je dat ten koste van alles voorkomen, dan moet je alleen een reservering maken voor x personen en deze groep van de kaart laten eten (wat ook weer veel restaurants niet doen als de groep heel groot is, omdat de keuken dat niet bij kan houden). Dan kan je bij binnenkomst zeggen: b.t.w. we zijn helaas vandaag met 2 minder dan 4 weken geleden opgegeven. Dan worden 2 couverts weggehaald en kraait er geen haan meer naar. het is wel duurder dan het hierboven genoemde arrangement.
Maar aan gasten die het onverwacht toch nog laten afweten, is heel weinig te doen. Het kan altijd gebeuren dat mensen de volle intentie hebben om te komen maar een dag vantevoren buikgriep krijgen.
Sowieso lijkt het me handiger om gasten zich actief aan te laten melden i.p.v. af te melden.
het is nog veel handiger dat de gasten sowieso iets laten weten.
Ik heb zelf een keer een feest georganiseerd (waarbij o.a. jubilarissen werden gehuldigd), daar moesten mensen zich ook aanmelden als ze kwamen. Iedereen die niets van zich liet horen, ging ik vanuit dat ze niet kwamen.
Wie schetste mijn verbazing? Word ik in de pauze verontwaardigd aangesproken door dames dat zij niet waren gehuldigd terwijl zij toch ook zoveel jaar inzet achter de rug hadden. Bleek dat ze niet hadden gezegd dat ze wel zouden komen.
Sinds die tijd hanteer ik het principe: iedereen meldt zich, of ze nu wel of niet kunnen komen. En als ze zich niet op de deadline hebben gemeld, dan ga ik er zelf nog achteraan. Ik heb geen trek meer in dit soort verrassingen.
Vooral ook omdat veel mensen ook graag een slag om de arm houden en pas op het laatste moment willen beslissen (of gewoonweg laks zijn), maar dat heeft Beatrijs zelf elders ook al veelvuldig aangehaald. Als je persoonlijk contact zoekt en ze zeggen dat ze komen, dan zeggen ze ook niet meer zo gemakkelijk af.