Gedoe met datumprikker

Beste Beatrijs,

Samen met zes goede vrienden (dertigers) zit ik al jaren in een boekenclub. We hebben allemaal drukke agenda’s en degene die het organiseert, bij wie de avond ook gehouden wordt, stelt via de datumprikker-app een aantal mogelijke data voor, meestal een stuk of tien. Iedereen kan vervolgens zijn beschikbaarheid opgeven. Dit systeem werkt vooral goed als iedereen snel reageert. Maar soms wachten mensen hier erg lang mee en zijn er meerdere aansporingen nodig. Dat is lastig, want de rest moet alle data vrijhouden in de agenda tot er een definitieve avond is bepaald. Soms komen er andere afspraken tussendoor en kunnen mensen ineens niet meer. Ik vind dit erg vervelend. Wat vindt u een redelijke termijn waarbinnen mensen hun beschikbaarheid moeten opgeven? En hoe voorkom je dat mensen pas in actie komen na de tweede of de derde aansporing?

Komaan en rap een beetje!

Beste Komaan en rap een beetje,

Voor een club die regelmatig bij elkaar komt is het handig om een vaste dag te kiezen. Als de boekenclub bijvoorbeeld een keer of tien per jaar wordt gehouden, kunnen jullie afspreken dat het altijd de eerste (of de laatste) maandag (dinsdag, zondag) van de maand is, behalve in juli en augustus en rondom de jaarwisseling, want dan is het vakantietijd. Als jullie minder vaak bij elkaar komen, kun je zes avonden voor een heel jaar reserveren, bijvoorbeeld om de maand de eerste dinsdag van de maand. Als daar een beslissing over is genomen, kan iedereen dat in z’n agenda noteren en dan ben je voor het hele jaar af van het gedoe met datumprikkers.

Uw probleem dat sommige groepsleden te laat reageren en dat de rest dan alle mogelijke data moet vrijhouden is heel vervelend en er valt ook niet echt iets aan te doen, omdat sommige mensen (meestal dezelfde) nu eenmaal laks met dit soort verzoekjes omspringen. Ook al worden diegenen tot de orde geroepen, het probleem zal zich blijven voordoen. Als het systeem met dataprikker gehandhaafd blijft, spreek dan met klem af in de groep dat er binnen twee dagen gereageerd moet worden. Zo niet, staat het de organisator van dienst vrij om zelf de datum te bepalen op basis van de onvolledige beschikbare info.