Beste Beatrijs,
Wij zijn met kennissen op groepsreis geweest. Iedereen stort geld in de pot voor algemene zaken (theatertickets, cadeau reisleider, fooien gids en chauffeur). Na afloop van de reis vroeg ik aan onze pot-beheerder of hij nog met een eindafrekening komt, waarop hij zei: ‘De kas is leeg.’ Ik: ‘Daar gaat het niet om, maar waar is het geld aan uitgegeven?’ Hij reageert gepikeerd met: ‘Dat is niet meer te achterhalen.’ Ik word als wantrouwende zeur weggezet. Is mijn vraag zo vreemd?
Afrekening groepsvakantie
Beste Afrekening groepsvakantie,
Het is niet erg gebruikelijk om een precieze administratie bij te houden van de gemeenschappelijke kosten van een groepje vrienden tijdens een vakantie. Zo’n tijdelijke vakantiepot wordt aangelegd voor het gemak. In plaats van dat afzonderlijke mensen uitgaven doen voor het algemeen belang (die achteraf verrekend moeten worden), stort iedereen van tevoren een gelijk bedrag in een huishoudportemonnee, waarvan gemeenschappelijke uitgaven worden betaald. Als de pot leeg is voordat de vakantie ia afgelopen, stort iedereen opnieuw een gelijk bedrag.
Het gaat om een groepje goede bekenden, er is duidelijk van tevoren afgesproken waar het geld voor bestemd was, iedereen kan voor zichzelf onthouden welk bedrag hij in de pot heeft gestort. Waarom is er dan nog een uitgesplitste afrekening nodig? Uw vraag suggereerde wantrouwen, alsof u rekening hield met de mogelijkheid dat de algemene middelen niet correct zijn aangewend. Onder bekenden mag u ervan uitgaan dat de financiën eerlijk worden beheerd. Ik kan me voorstellen dat de pot-beheerder zich enigszins gepikeerd voelde, toen u hem aansprak in de hoedanigheid van boekhouder, een rol waar hij niet voor getekend had.
Dat de potbeheerder gepikeerd reageert op uw vraag om een eindafrekening vind ik merkwaardig. Hij zou toch in grote lijnen wel moeten weten waar het geld aan is uitgegeven. Als je de verantwoordelijkheid krijgt over waarschijnlijk een flinke som geld die niet van jou is, dan dien je daar ook verantwoord mee om te gaan. Bijhouden waar het geld aan wordt uitgegeven is daar onderdeel van. Dit kan heel makkelijk door de bonnetjes te bewaren. De potbeheerder zou vervolgens de bonnetjes kunnen overdragen aan de vraagsteller zodat die er zelf een mooi overzichtje van kan maken.
Het was nog beter geweest om van te voren te vragen of de potbeheerder een overzicht van de kosten zou bijhouden. Zo niet, dan had u zich zelf naar voren kunnen schuiven.