De rol van de voorzitter

Beste Beatrijs,

In wat grotere vergaderingen, waar niet iedereen elkaar kent, wordt vaak een introductierondje gehouden. Wat me opvalt is dat de voorzitter of aanstichter van het overleg bij zo’n rondje met zichzelf begint, vaak met de woorden ‘Laat ik met mezelf beginnen’. Ik vind dat niet erg beleefd. In mijn beleving zou de gastheer juist als laatste aan de beurt moeten komen. Dan kan hij het rondje ook goed afsluiten. Bovendien is de gastheer doorgaans niet de grootste onbekende in een vergadering. Verder komt het regelmatig voor dat deelnemers bij het kennismakingsrondje al meteen inhoudelijk van wal steken. Hoe erg is dat?

Wie gaat voor?

Beste Wie gaat voor?

De voorzitter moet juist wél beginnen met zichzelf te introduceren. Niet ten behoeve van de aanwezigen die hem of haar allang kennen, maar voor degenen van buiten. Aldus is meteen duidelijk wie de bijeenkomst leidt en tot wie de vergaderaars zich moeten richten. Bij een grote bijeenkomst in een zaal met publiek moet de dagvoorzitter ook allereerst zichzelf introduceren, voordat hij anderen aan bod laat komen. Anders denkt het publiek: ‘Wie is die persoon eigenlijk en waarom begint die met praten?’ Voor een kleinere vergadering met onbekenden of nieuwelingen erbij is dit ook de geëigende procedure. Bovendien kan een voorzitter meteen de toon zetten. Als hij zijn eigen introductie kort en krachtig houdt, zullen de anderen zijn voorbeeld volgen.

Bij een rondje voorstellen is het niet de bedoeling als deelnemers meteen losbarsten over een agendapunt. Het is de taak van de voorzitter om de dwaalgast tot de orde te roepen: ‘Dank u wel, meneer de Vries, ik onderbreek u even, we komen zo meteen toe aan dit punt, we zijn nog bezig met het voorstellingsrondje.’ De voorzitter is de baas en leidt de vergadering. Daarom is het ook zo belangrijk dat hij/zij als eerste zijn/haar rol definieert tegenover de aanwezigen.