© Sjoerd van der Zee
Beste Beatrijs,
Ik maak deel uit van een stichtingsbestuur dat maandelijks vergadert. Stukken voor de vergadering worden per e-mail verspreid onder de bestuursleden. Laatst stuurde de secretaris een rondzend-e-mail met het bericht dat de moeder van een collega-bestuurslid was overleden. De mededeling bevatte geen informatie over crematie of begrafenis. Ik vind zo’n doodsbericht per e-mail niet erg fijngevoelig. Op mijn werk gaat het ook zo. Als een ouder van een medewerker is overleden krijgt het personeel met een druk op de knop ‘all users’ een bericht via de interne mail. In de loop der jaren heb ik een allergie ontwikkeld voor ‘ramptoeristen’. Mijn ouders zijn hoogbejaard en ik zie de bui al hangen. Ik wil hun eventuele overlijden niet melden aan mensen die er niets mee te maken hebben. Wat zijn de regels?
Onheil per e-mail
Beste Onheil per,
Doodsberichten rondsturen via e-mail is bijna altijd een slecht idee. Wanneer ontvangers de overledene zelf niet kennen en met diens nabestaanden alleen een zakelijke contact onderhouden, ontstijgt het bericht nauwelijks de spam-sfeer. Het elektronisch rondbazuinen van iemands overlijden heeft dan weinig met piëteit of discretie te maken en des te meer met de begerigheid van mensen om andermans leed door te vertellen. Zelfs als de relevantie van dat slechte nieuws voor ontvangers nihil is, zoals in het geval van de dood van een hoogbejaarde ouder van een onbekende collega. Op het werk horen leidingggevenden geen overlijdensberichten van familieleden van een medewerker rond te mailen, tenzij op uitdrukkelijk verzoek van de nabestaande zelf. Mocht een van uw ouders komen te overlijden, dan kunt u tegen de chef zeggen dat u geen prijs stelt op een collectieve aankondiging en dat u uw eigen rouwberichten schriftelijk zult versturen aan degenen die u hiervoor in aanmerking vindt komen.
De regels voor leidinggevenden op het werk zijn voortreffelijk uitgelegd, maar het lijkt mij dat er andere regels gelden voor een secretaris van een stichtingsbestuur.
Blijkbaar heeft het bestuurslid, van wie de ouder is overleden zelf een overlijdingsbericht gestuurd aan de secretaris. Als dit geaddresseerd is met: “aan de secretaris van..” en niet enkel zijn persoonlijke naam, dan hoort de secretaris niet alleen op gepaste wijze te reageren met bijv een condeleancebrief of kaart namens het stichtingsbestuur, maar ook de informatie te delen met zijn medebestuursleden. De meest summiere informatie-overdracht is een vermelding op een binnengekomen postlijst, die medebestuursleden kunnen inzien.(En de condeleance brief op de uitgestuurde postlijst)
Veel beter vind ik het als de secretaris zijn medebestuursleden op de hoogte brengt voor een volgende stichtingsbestuursvergadering. Dat de secretaris in eerste instantie niet de details van de begravenis vermeldt, lijkt mij correct. Bestuursleden, die deze informatie zouden willen weten, kunnen dit navragen bij de secretaris, die de post uiteraard bewaard.
Overigens lijkt mij het sturen van een overlijdingsbericht naar een secretaris niet een expliciete uitnodiging om als voltallig bestuur aanwezig te zijn, terwijl het bestuur de overledene niet eens kent, maar meer een kennisgeving. Het stelt medebestuursleden in de gelegenheid om bij het eerste weerzien de betrokkene alsnog kort te condoleren, wat wel zo beleefd is.
Bovendien zijn er ook praktische redenen om een overlijdingsbericht te sturen naar een secretaris: mocht er een bestuursvergadering gepland zijn tussen overlijden en begravenis, dan is de afwezigheid van het betrokken bestuurslid min of meer standaard. Mocht de aanwezigheid toch dringend gewenst zijn, dan zou het een legitieme reden zijn om de vergadering te verplaatsen op initiatief van de secretaris of voorzitter. Stichtingsbestuurswerk is bijna altijd vrijwilligerswerk. Het is begrijpelijk dat bij overlijden van een ouder die bezigheden even minder prioriteit krijgen. Een goede voorzitter van een stichting, die de continuiteit wil waarborgen informeert bij het betrokken bestuurslid of hij/zij het op prijs stelt dat andere bestuursleden tijdelijk taken verlichten als dat nodig mocht zijn.
Het is niet verplicht als een ouder van een bestuurslid overlijdt aan de secretaris van een stichtingsbestuur een overlijdingsbericht te sturen. Als condoleren en consideratie bij bestuurswerk bij voorbaat niet gewenst is, dan zou ik adviseren: niet sturen. Als enkel de aanwezigheid van bestuursleden niet gewenst is, zou op het overlijdingsbericht een vermelding kunnen staan: “begravenis in intieme kring” of zoiets dergelijks. Dan is overduidelujk dat officiele afvaardigingen van besturen niet bedoeld zijn om te komen.
Afgezien van deze ene kwestie kan de email uitermate handig zijn! Onlangs overleed en oudtante van mijn echtgenoot. Er was slechts een kaart gestuurd naar mijn oudste zwager omdat men blijkbaar van hem nog wel een adres kon vinden. Deze zwager lichtte razendsnel en zeer effectief ons allemaal in per email zodat wie wilde toch aanwezig kon zijn bij de uitvaart. Ik geloof niet dat iemand zich stotterde aan de vorm van de missive.
Uitstekend verhaal.